Vous retrouverez ici les procès-verbaux de chaque réunion du cercle. En tant qu’ASBL, nous sommes en effet tenus de relater les discussions et décisions prises lors des réunions de comité et Assemblées Générales.

En tant que membre, vous avez un regard décisionnel sur ce qui se décide lors de nos réunions, n’hésitez pas à nous faire part de vos réactions et à nous demander les horaires de réunions afin de pouvoir y participer. 

Premier quadrimestre 2022 – 2023

PV 01 – 2 mai
PV 02 – 27 juin
PV 03 – 25 août
PV 04 – 12 septembre
PV 05 – 27 septembre
PV 06 – 11 octobre 
PV 07 – 25 octobre
PV 08 – 08 novembre
PV 09 – 22 novembre

Second quadrimestre 2022 – 2023

PV 10 – 07 février
PV 11 – 21 février
PV 12 – 07 mars
PV 13 – 14 mars

PV 14 – 21 mars

Titre Ier. – Dénomination, siège, objet, durée 

Article 1er. Il constitué sous la dénomination : « Cercle d’Histoire de l’Art et d’Archéologie de l’Université Libre de Bruxelles » (CHAA) – Association Sans But Lucratif (ASBL). Le Cercle d’Histoire de l’Art et d’Archéologie regroupe toutes les personnes que l’étude et la discussion de problèmes artistiques et archéologiques intéressent.  

Art. 2. L’association siège : avenue Franklin Roosevelt 50 (CP 133/01) 1050 Bruxelles. 

Art. 3. À l’exclusion de toute activité politique, reconnaissant le Libre-Examen comme seul principe philosophique, l’association se propose d’organiser des études, des conférences, des excursions, des visites, des ateliers artistiques et toutes autres activités culturelles. 

Art. 4. La durée de l’association est illimitée. Elle peut, en tout temps, être dissoute par décision de l’assemblée générale délibérant dans les conditions prévues par les présents statuts. 

Art. 5. Un membre adhérent ou effectif pourra s’affilier au plus tard 14 jours ouvrables avant la date de l’Assemblée Générale et ce afin d’éviter une falsification des votes.

Art. 6. Tout membre sortant de l’organe d’administration ne pourra être assesseur•e et cela pour une durée minimum d’un an. 

Art. 7. Le membre effectif élu a le droit d’appel en assemblée générale. 

Titre II. – Des membres

Art. 8. L’association comprend trois catégories de membres : 

1. Les membres effectifs : ont la plénitude des droits et des obligations résultant des présents statuts. Le membre effectif sera toute personne intéressée par le but de l’association, pour autant qu’elle adhère aux principes du Libre-Examen, soit en ordre de cotisation et inscrite à l’ULB. Le membre effectif a le droit de vote en assemblée générale. Le nombre de membre effectif est illimité. Il ne sera en aucun cas inférieur à trois sans quoi l’association sera officiellement dissoute.  
2. Les membres adhérents : désignent toute personne non-inscrite à l’ULB et ayant payé ses droits de cotisation. Le membre adhérent a le droit de vote en assemblée générale. 
3. Les membres d’honneur : sont les membres de l’Ordre des Miscellanées en ordre de cotisation. Le paiement de la cotisation sera fixé par l’ordre. Les membres d’honneur ont le droit de vote en assemblée générale.  

Art 9. Les membres effectifs et adhérents sont agrées par l’organe d’administration de l’association, après paiement de la cotisation fixée par celui-ci et après vérification des conditions posées dans « l’article 8 ». La cotisation ne pourra dépasser 100 EUR, et devra être payée au plus tard le jour de l’inscription du membre. 

Art. 10. Les membres effectifs, adhérents et d’honneur ont le droit de vote lors des Assemblées Générales. 

Art. 11. Tout membre a le droit de se retirer de l’association sous certaines conditions. 

a) La décision doit être communiquée au président, par lettre recommandée à n’importe quel moment dans l’année au plus tard 14 jours ouvrables avant l’A.G. 

b) Le membre démissionnaire est tenu de le motiver. 

c) Le membre démissionnaire fera abandon de sa cotisation payée pour l’année académique en cours. 

Art. 12. L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale lorsqu’elle constate que le membre ne remplit plus les conditions d’admission ou qu’elle estime que son activité est nuisible à l’Association. Sa décision est motivée et adoptée valablement lorsque deux tiers des membres bénéficiant du droit de vote participent à l’Assemblée Générale et que deux tiers des membres présents votent en faveur de l’exclusion. Le vote se fait par bulletin secret. Le membre visé par la décision d’exclusion ne participe pas au vote.

Titre III. – Des membres effectifs élus et de l’organe d’administration 

Art. 13. L’organe d’administration se compose au minimum : 

1. d’un•e Président•e ; 
2. d’un•e Vice-président•e ; 
3. d’un•e Trésorièr•e ; 
4. d’un•e Secrétaire ; 
5. d’un•e délégué•e Culture.  

Art. 14. L’organe d’administration est investi des pouvoirs nécessaires à la gestion de la présente association. Il a dans sa compétence tous actes qui ne sont pas réservés expressément par la loi ou selon les présents statuts ou réservés à l’assemblée générale. 

1. Il peut notamment transiger, compromettre, acquérir, aliéner ou échanger tous les biens meubles ou immeubles ; établir le règlement d’ordre intérieur, contracter tout baux ou locations ; accepter tous dons et legs ; effectuer tous les placements de fonds ; contracter tous emprunts ; avec affectation ou non de toutes  garanties hypothécaires, privilèges, transcriptions, saisies, oppositions ou autres empêchements ; exercer toutes actions judiciaires, tant en demandant qu’en défendant, lesdites actions étant suivies au nom de l’association, poursuites et diligence du président du comité ou d’un administrateur à ce délégué.  
2. Les actes engageant l’association sont signés par deux des membres de l’organe d’administration dont au moins le président. Toutefois, l’organe d’administration pourra déléguer à l’un de ses membres effectifs élus ses pouvoirs pour tout ce qui concerne la gestion journalière et la représentation de l’Association dans les actes et procédures qui concernent cette gestion, les quittances et décharges envers l’administration et les sociétés ainsi que la correspondance courante. 

Art. 15. Les conditions d’éligibilité à l’organe d’administration sont les suivantes :  

1. Tout•e candidat•e doit avoir souscrit aux principes du Libre-Examen et aux statuts de l’association. 
2. Président•e, trésorier•e et secrétaire doivent être ou avoir été étudiant•e•s de la section d’Histoire de l’Art et d’Archéologie de l’ULB. Toutefois, des dérogations peuvent être votées lors de l’Assemblée Générale.  
3. Tout•e candidat•e à la présidence : doit avoir effectué au moins un an au sein de l’organe d’administration avant de se présenter. Une dérogation peut être votée lors de l’Assemblée Générale. 
4. Tout•e candidat•e à l’organe d’administration : doit avoir effectué au moins une année comme délégué•e au sein de l’association. Une dérogation peut cependant être votée lors de l’Assemblée générale à condition que le/la candidat•e ait prouvé ou apporte les preuves de son investissement envers l’association et les étudiant•e•s en histoire de l’art et archéologie durant l’année écoulée.  

Art. 16. L’ensemble des membres effectifs élus dénommés comité se compose au minimum : 

a.d’un•e délégué•e Social-Librex ; 

2. d’un•e délégué•e Voyage ; 
3. d’un•e délégué•e Bal & Fêtes (cf. R.O.I) ; 
4. d’un•e délégué•e Cours ; 
5. d’un•e délégué•e CHAArue ; 
6. d’un•e délégué•e Ateliers Artistiques ;    

g. d’un•e délégué•e Éco-responsable. 

Art. 17. Les conditions d’éligibilité des membres effectifs élus sont les suivantes :  

1. Tout•e candidat•e : doit avoir souscrit aux principes du Libre-Examen et aux statuts du cercle. 
2. Tout•e candidat•e : doit être inscrit à l’Université Libre de Bruxelles pour l’année en cours. Toutefois, une dérogation pourra être accordée lors d’un vote le jour de l’Assemblée Générale. 
3. Tout•e candidat•e : s’engage à respecter le règlement d’ordre intérieur. 

4. Tout•e candidat•e au poste de délégué•e Éco-responsable doit avoir effectué au moins une année comme délégué•e au sein du Cercle d’Histoire de l’Art et d’Archéologie de l’ULB. Une dérogation peut cependant être votée lors de l’Assemblée Générale. 
5. Tout•e candidat•e au poste de délégué•e Cours doit être ou avoir été étudiant•e de la section d’Histoire de l’Art et Archéologie de l’ULB. Toutefois, une dérogation peut être votée lors de l’Assemblée Générale.  

Art. 18. L’organe d’administration et le comité statuent à la majorité simple, tous ses membres ayant les mêmes droits. 

Art. 19. Les administrateurs et le comité ne contractent aucune obligation personnelle relative aux engagements de l’association. 

Art. 20. Les candidatures mentionnant les noms, titre, et poste auquel le/la candidat•e aspire doivent parvenir par lettre remise au Président au moins trois jours ouvrables avant l’élection.  

Art. 21. Les administrateurs et membres effectifs élus entrent en fonction dès leur élection. Leur mandat est d’un an renouvelable deux fois. Quiconque a exercé une fonction au sein du comité de cercle pendant trois années consécutives, est tenu de laisser s’écouler un an avant de postuler pour un nouveau mandat. Toutefois, une dérogation peut être demandée en Assemblée Générale.  

Art. 22. Tout membre de l’organe d’administration a le droit de se retirer de l’association sous certaines conditions : 

a. La décision doit être communiquée au président, par lettre recommandée à n’importe quel moment dans l’année au plus tard 14 jours ouvrables avant l’Assemblée Générale. 

b. le membre démissionnaire est tenu de le motiver. 

3. Le membre démissionnaire fera abandon de sa cotisation payée pour l’année académique en cours et de son droit de vote en Assemblée Générale. 
4. Pour que la démission soit “active”, elle doit être votée en Assemblée Générale. 
5. La décharge du membre démissionnaire est votée lors de l’Assemblée Générale Ordinaire de fin de mandat. 

Art. 23. Tout membre effectif élu a le droit de se retirer de l’association sous certaines conditions: 

a. La décision doit être communiquée au président, par courrier électronique ou par courrier ordinaire à n’importe quel moment dans l’année au plus tard 14 jours ouvrables avant l’Assemblée Générale. 

b. Le membre démissionnaire est tenu de le motiver. 

3. Le membre démissionnaire fera l’abandon de sa cotisation payée pour l’année académique en cours et de son droit de vote en Assemblée Générale. 
4. La démission sera effective après qu’elle aura été confirmée par l’Assemblée générale statuant à majorité simple.
5. La décharge du membre démissionnaire est votée lors de l’Assemblée Générale.    

Art. 24. L’organe d’administration est chargé de la gestion des activités du cercle. 

Art. 25. Les règles de réunion, de gestion, d’organisation du travail de l’organe d’administration, le rôle de chacun des membres, de même que toutes autres gestions techniques sont fixées en détail par un règlement d’ordre intérieur. Nonobstant toute disposition contraire du règlement d’ordre intérieur, les principes figurant aux articles 26 à 28 des présents sont d’application.

Art. 26. Une réunion du comité est convoquée deux fois par mois au moins. 

Art. 27. L’organe d’administration ne délibère valablement que si la moitié de ses membres dont le président est présente (soit trois des membres de l’organe d’administration sur cinq, dont le président).  

Art. 28. Un administrateur qui, dans le cadre d’une décision à prendre, a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale qui est opposé à celui de l’association, doit en informer les autres administrateurs avant que l’organe d’administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration qui doit prendre cette décision. Il n’est pas permis à l’organe d’administration de déléguer cette décision. L’administrateur visé par le conflit d’intérêts décrit à l’alinéa précédent ne peut prendre part aux délibérations de l’organe d’administration concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce point. Si la majorité des administrateurs présents ou représentés est en position de conflit d’intérêt, la décision ou l’opération est soumise à l’assemblée générale. En cas d’approbation de la décision ou de l’opération par celle-ci, l’organe d’administration peut les exécuter. 

Le présent article n’est pas applicable lorsque les décisions de l’organe d’administration concernent des opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour des opérations de même nature.

Art. 29. Le comité et l’organe d’administration peuvent considérer comme démissionnaire un de ses membres qui, consécutivement, n’aurait pas assisté à trois réunions du comité ou à trois activités organisées par celui-ci. L’intéressé touché par cette mesure bénéficie d’un droit d’appel devant l’Assemblée Générale. 

Art. 30. Les règles gouvernant la gestion financière du cercle sont fixées en détail par le règlement d’ordre intérieur. Nonobstant toute disposition contraire du règlement d’ordre intérieur, les principes figurant aux articles 30 à 32 des présents sont d’application.  

Art. 31. Les dépenses excédant 150 EUR ne pourront être réalisées qu’avec l’accord de l’organe d’administration 

Art. 32. Le/la trésorier•e de la gestion précédente reste responsable de cette dernière sauf s’il a été déchargé. 

Art. 33. Le remboursement de toute dépense par le/la trésorier•e est subordonné : 

1. à une justification de cette dépense ; 
2. à la production d’une note de frais, de préférence sous forme de facture.  

Art. 34. L’assemblée générale est la réunion des membres de l’association. Elle constitue le pouvoir souverain de l’association et contrôle tous les actes de l’organe d’administration et de la direction. Sont réservés à sa compétence : 

1. l’admission et l’exclusion d’un membre ; 
2. les modifications aux statuts de l’association ; 
3. la nomination et la révocation des administrateurs et la fixation de leur rémunération dans les cas où une rémunération est prévue ; 
4. l’approbation des budgets et des comptes annuels ;
5. la dissolution volontaire de l’association;
6. la décharge à octroyer aux administrateurs ainsi que, le cas échéant, l’introduction d’une action de l’association contre les administrateurs ; 
7. la transformation de l’ASBL en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale ou en société coopérative entreprise sociale agréée ; 
8. Effectuer ou accepter l’apport à titre gratuit d’une universalité ;
9. Tous les cas où les statuts l’exigent.

Art. 35.  Il doit être tenu une assemblée générale ordinaire chaque année entre le 1er mars et le 1er juin. 

Art. 36. Toute assemblée générale ordinaire ou extraordinaire se tient au jour, heure et lieu indiqués dans le courrier (lettre ou électronique). Les membres sont convoqués par courrier ordinaire ou électronique ou affiches,  signé par le président ou un administrateur,  au moins 15 jours avant l’assemblée générale. Les convocations et les affiches devront préciser l’ordre du jour, la date et l’heure de l’assemblée. Les documents dont il sera question à l’assemblée générale sont rendus accessibles. Une modification des statuts pourra être ajoutée à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale si et seulement si 5% des membres ont signé cette demande.

Art. 37. A la demande d’un cinquième des membres, une assemblée générale doit être convoquée. Cette assemblée générale devra se tenir dans les 40 jours et les membres seront convoqués par courrier ordinaire ou électronique au plus tard 21 jours après cette demande. 

Art. 38. L’ordre du jour est arrêté par l’organe d’administration. Tout membre pourra faire ajouter un point à l’ordre du jour à condition que sa demande parvienne au/à la président•e au moins un jour franc à l’avance. 

Art. 39. L’assemblée est présidée par le/la président•e. Toutes déclarations se font en s’adressant à la personne présidant l’assemblée. Seul•e•s les membres disposent de voix délibératives. 

Art. 40. L’assemblée générale délibère valablement lorsqu’un tiers de ses membres sont réunis. Elle adopte ses décisions à la majorité simple, sans préjudice des conditions de majorité et quorum suivantes, et de toute autre disposition contraire aux statuts et Code des sociétés et associations :

1. le cinquième des membres est requis pour l’élection de l’organe d’administration ; 
2. les deux tiers des membres présents et la majorité de deux tiers de votes exprimés sont requis pour la modification des statuts et du Règlement d’Ordre Intérieur ; 
3. les deux tiers des membres présents et la majorité de quatre cinquièmes des votes exprimés sont requis pour la dissolution de l’association ; 
4. l’unanimité est requise pour la modification du but et de l’objet de l’Association ;
5. La présence des deux tiers des membres et la majorité de deux tiers de votes exprimés sont requises pour statuer sur l’exclusion d’un membre ;

Art. 41.  

1. Les procurations sont admises si remises signées à l’assesseur. 
2. Tout membre ne pourra se présenter au bureau de vote que muni d’une seule procuration. 
3. Tout•e candidat•e à l’élection à l’organe d’administration et au comité ne pourra se présenter avec une procuration d’un membre tiers. 
4. Tout membre sortant et tout•e candidat•e à l’organe d’administration ou au comité ne pourra être assesseur. Les assesseurs s’engagent à veiller à l’intégrité des votes et à ne pas influencer les membres votant. Ils auront cependant le droit d’expliquer les modalités du ou des vote(s).  Un nombre minimum de trois assesseurs est nécessaire lors du dépouillement des votes. Le président qui remplit les conditions pourra être assesseur, à défaut, le secrétaire pourra en prendre l’initiative. 

Art. 42. Les procès-verbaux des délibérations des assemblées générales sont établis et signés par le/la secrétaire et le/la président•e et conservés dans les archives du cercle.  

Titre VII. – Dispositions diverses    

Art. 43. L’année administrative et comptable de l’association se termine dix jours avant l’assemblée générale élective. Les comptes sont arrêtés à cette date. Ils sont déposés au siège social trois jours ouvrables avant l’assemblée générale et pourront être consultés par les membres. Ils peuvent être soumis à la vérification d’un commissaire nommé lors de l’assemblée générale précédente. Celui-ci veillera également à l’accomplissement par l’organe d’administration des publications annuelles imposées par la loi aux associations sans but lucratif. Le rapport moral et bilan, ainsi que le budget de l’exercice suivant sont soumis pour approbation à l’assemblée. 

Art 44. Il est de la responsabilité du comité d’administration sortant de veiller à ce que tous les documents nécessaires au moniteur Belge et pour la BCE soient imprimés et signés dans les jours suivant l’Assemblée Générale de fin de mandat. Ces papiers devront ensuite être transmis en mains propres au comité d’administration entrant qui se chargera de publier les changements.  

Titre VIII. – De la dissolution 

Art. 45. La dissolution et la liquidation de l’association sont réglées par les articles 2:109, 9:12 et 9:21 du Code de sociétés et associations. 

Art. 46. En cas de dissolution volontaire du Cercle d’Histoire de l’Art et d’Archéologie de l’ULB, l’assemblée générale qui l’aura prononcée nommera les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et décidera de la destination des biens et des valeurs de l’association dissoute, après acquittement du passif et en donnant à ces biens et valeurs une affection obligatoirement conforme à l’un ou plusieurs des objets en vue desquels l’association dissoute a été créée.  

Titre IX. – Dispositions supplémentaires 

Art. 47. Tous les actes, factures, annonces, publications et autres pièces émanant du cercle d’Histoire de l’Art et d’Archéologie de l’Université Libre de Bruxelles, doivent mentionner la dénomination sociale précédée ou suivie immédiatement de ces mots écrits lisiblement et en toutes lettres : « Association sans but lucratif ». 

Art. 48. Pour tout ce qui n’est pas réglé par les présents statuts, les comparants s’en référent à la loi du 23 mars 2019 introduisant le nouveau Code des sociétés et associations.  

Art. 49. Les présents statuts entrent en vigueur dès leur publication aux annexes du Moniteur belge. 

Art. 50. Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées, dans le respect du règlement général de protection des données.

Le présent règlement est un complément aux statuts du Cercle d’Histoire de l’Art et d’Archéologie  A.S.B.L. Il a pour but de définir les rôles et les obligations de chacun des membres de l’organe  d’administration et des membres effectifs élus. 

Titre Ier : Généralités, modifications, approbation 

Art. 1. Tout membre s’engage à respecter le présent Règlement d’Ordre Intérieur. 

Art. 2. Toute modification au présent Règlement d’ordre intérieur doit être soumise à l’organe d’administration lors de l’Assemblée Générale ordinaire ou extraordinaire. 

Art. 3. Les membres effectifs, adhérents et d’honneur peuvent soumettre des demandes de  modifications à l’organe d’administration.  

Art. 4. L’approbation de la modification du présent règlement se fait à la majorité des deux tiers  des membres présents lors de l’Assemblée Générale. 

1 

Titre II : De l’organe d’administration 

Art. 5. Composition de l’organe d’administration 

a) Président•e : assure la gestion quotidienne du cercle, planifie et dirige les réunions et  assemblées, veille à la bonne organisation des activités et organise les sorties et weekend  comité ainsi qu’au moins une activité team building par an. Il•elle aide les délégué.e.s pour  l’organisation des gros évènements (Par exemple : bal, banquet, JANE, TD’s, voyage). Il•elle se  réserve le droit de l’attribution de l’organisation des TD’s à un.e ou des délégué.e.s. Il•elle  représente le cercle au niveau de l’ACE et pour tout autre évènement (Rentrée académique, St Verhaegen, réunions diverses avec les autorités). Il•elle s’occupera de la mise à jour de la liste  ACE.  

b) Vice-Président•e : assiste le ou la président•e dans son rôle de gestionnaire du cercle et représente le cercle en cas d’absence. Il ou elle aide à l’organisation des gros événements (bal,  banquet, TD’s.) et co-organise la Semaine des Arts et de la Culture avec le ou la délégué.e  culture, si ce.tte dernier.e le souhaite. Ce poste pourra être divisé en deux postes: un.e vice président.e interne, chargé.e de la gestion interne du cercle et un.e vice-président.e externe,  chargé.e des relations extérieures. Cette décision sera laissée à l’appréciation du Comité  d’Administration sortant.

c) Trésorier•e : assure la gestion du compte du cercle et est chargé.e de la trésorerie des  activités (en commun avec les délégué.e.s concerné•e•s). Il•Elle présentera un bilan financier  lors l’Assemblée Générale de mi-mandat et de fin de mandat.  

d) Secrétaire : se charge de la rédaction et de la mise à disposition des membres des procès verbaux des réunions et assemblées. Il•Elle se charge de la liste des membres et de la mailing list. Il•Elle assure le lien entre le cercle et les membres et s’occupe de tout l’aspect administratif  du cercle : déclaration au Moniteur Belge, fiche d’infos ainsi que tout autre document destiné à  l’administration du l’ULB, (déclaration d’impôts en commun avec la trésorerie). Il•Elle gère les  archives du cercle.  

e) Délégué•e Culture : organise des activités culturelles (visites d’expositions temporaires ou  permanentes, sorties au théâtre et à l’opéra, conférences, …) et se charge de l’organisation de  la Semaine des Arts et de la Culture en collaboration avec le ou la vice-président.e et le ou la  délégué•e Ateliers Artistiques. Le nombre d’activité minimum attendue est de 6 par année.  Il•Elle représente le cercle lors des réunions Culture de l’ACE. 

Titre III : Des membres effectifs élus 

Art. 6. Il sera laissé à l’appréciation de l’organe d’administration le choix des tâches données aux  membres effectifs élus et des obligations résultants de celles-ci. Cependant, certains postes et les  tâches et les obligations en découlant, resteront immuables à chaque nouvelle élection de l’organe  d’administration. Ces postes immuables seront définis dans l’article 7 ci-dessous. 

2 

Art.7. Les postes immuables. 

a) Délégué•e Social-Librex : organise le parrainage social pour les étudiant.e.s de BA1. Il•elle  collabore avec l’ACE pour organiser différentes opérations à but social (CAP48, TD  Coopération, …). Il•elle organise les cantus du cercle et promeut les principes du Libre-Examen. 

b) Délégué•e Voyage : organise le ou les voyages annuels et les sorties et week-ends entre  délégué.e.s. 

c) Délégué•e Bal : se charge de l’organisation du bal en collaboration avec les président.es, les trésorier.es et les délégué.es bal des autres cercles. Son rôle est de planifier le bal et de veiller  à son bon déroulement. 

d) Délégué•e Evénements : se charge de l’organisation du banquet et des activités festives (pré-TD’s, après-midi à thème, …). Son rôle est de proposer des activités conviviales en dehors des gros événements et de veiller à la gestion quotidienne du bar, des stocks et du  ravitaillement du cercle. Si l’organe d’administration le juge utile, ce poste pourra être divisé  en deux postes : un.e délégué.e événements chargé.e du banquet et des activités festives, et un.e  délégué.e gestion bar, qui s’occupera de la gestion quotidienne du bar, des stocks et du  ravitaillement du cercle. 

e) Délégué•e Cours : s’occupe de l’organisation des commandes de cours. Il•elle veille à  compléter, corriger et mettre à jour le catalogue de cours mis en vente par le cercle.

f) Délégué•e CHAArue : rédacteur•trice en chef et éditeur•trice du journal du cercle, il•elle s’occupe de la réception des articles, de leur correction, de la mise en page. Il•elle fera en sorte  de publier au minimum 3 CHAArues par an. 

g) Délégué•e Ateliers Artistiques : organise des ateliers artistiques (totem, poterie,  calligraphie, peinture, dessin, …) et veille au bon fonctionnement de ceux-ci. Les œuvres  réalisées lors de ces ateliers devront être exposées lors de la Semaine des Arts et de la Culture  sous la forme d’un vernissage. 

h) Délégué•e Éco-responsable : fait valoir les intérêts du cercle lors des réunions éco responsables de l’ACE et se charge des projets de ce poste tel que Modus Vivendi et Build the  Cerk. 

i) Délégué•e Communication & Réseaux Sociaux : est chargé.e de la communication sous  toutes ses formes et des médias relatifs à l’ASBL. Il•Elle sera garant.e des divers médias  (exemple : réseaux sociaux, forum, affiches…) et de leur mise à jour continue. Ainsi que la bonne  communication envers les membres et personnes extérieures. 

Art.8. Dans son choix des tâches données aux membres effectifs élus et des obligations résultantes  de celles-ci, l’organe d’administration aura la possibilité de créer de nouveaux postes. Il pourra  également se référer à la liste des postes altérables tels que définis dans l’article 9 ci-dessous. 

Art.9. Les postes altérables. 

a) Délégué•e gestion Bar : s’occupe de la gestion quotidienne du bar, des stocks du cercle et  3 

du ravitaillement en boissons / nourriture. Son rôle est de gérer le quotidien du cercle et de  veiller à la gestion du bar lors des TD. (Cf. Art.7d du R.O.I) 

b) Délégué•e Sponsors : est responsable de la recherche de sponsors pour les activités et événements du cercle (voyage, bal, CHAArue, banquet, activité culturelle, cantus, impression  des affiches…). Son rôle est de s’occuper des demandes de subsides et de trouver des  réductions en tout genre pouvant bénéficier au cercle et permettant aux membres d’accéder  aux activités habituellement onéreuses, à faible coût. 

c) Délégué•e Affiches : est chargé.e de la création des affiches pour les événements du cercle,  de l’impression, du clash et de la promotion de ces affiches en collaboration avec le / la  délégué.e Communication et réseaux sociaux. (Ce rôle peut être fusionné avec photos) 

d) Délégué•e Photos : s’occupe de prendre des photos lors des activités du cercle, de les imprimer et de les mettre en ligne. Il / Elle est également chargé.e de réaliser le “mur de la  honte” pour la CHAArue. (Ce rôle peut être fusionné avec affiches) 

e) Délégué•e inclusivité et sécurité : Son rôle est d’assurer que le cercle soit un environnement inclusif, non discriminant et sécurisé. Pour se faire, il / elle se charge de mettre  en place et de partager du matériel préventif (flyers, comptes militants…) et d’organiser des  conférences et discussions sur les sujets relatifs au poste. 

Art.10. Les tâches et responsabilités relatives aux postes seront mentionnées dans un document  écrit affiché au cercle et sur le site web de l’association.

Titre IV : De la gestion du cercle  

Art. 9. L’organe d’administration se réserve le droit de prendre des sanctions à l’encontre d’un.e  délégué.e, membre de l’organe d’administration ou membre effectif élu, qui ne remplirait pas les  tâches qui lui sont attribuées par le présent règlement. La décision devra être votée à la majorité  par l’organe d’administration. 

Art. 10. Comme référé à l’article 10 de la loi sur les associations sans but lucratif, les associations  internationales sans but lucratif et les fondations remplacé par la loi du 28 juin 1984 et modifié  par la loi du 30 juin 2000 : 

“Le conseil d’administration tient au siège de l’association un registre des membres. Ce registre  reprend les noms, prénoms et domiciles des membres, ou lorsqu’il s’agit d’une personne morale, la  dénomination sociale, la forme juridique et l’adresse du siège social. En outre, toutes les décisions  d’admission, de démission ou d’exclusion des membres sont inscrites dans ce registre par les soins du  conseil d’administration endéans les huit jours de la connaissance que le conseil a eue de la décision.  Tous les membres peuvent consulter au siège de l’association le registre des membres, ainsi que tous  les procès-verbaux et décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration ou des  personnes, occupant ou non une fonction de direction, qui sont investies d’un mandat au sein ou pour  le compte de l’association, de même que tous les documents comptables de l’association. Le R.O.I fixe  les modalités d’exercice de ce droit de consultation.” 

Art. 11. Tout.e délégué.e s’engage à ce que le cercle soit propre et rangé à la fin de sa permanence.  Tout manquement à cette règle entrainera des sanctions.  

4 

Art. 12. Chaque délégué.e s’engage à effectuer une permanence d’au moins deux heures par  semaine.  

Titre V : Dispositions supplémentaires 

Art. 13. Le présent règlement entre en vigueur dès son approbation par l’Assemblée Générale. 

Art. 14. Il incombe à l’organe d’administration de veiller à l’application du présent Règlement  d’Ordre Intérieur.  

Art.15. Afin de respecter au mieux les attentes du Règlement d’Ordre Intérieur, tout.e délégué.e  pourra, de sa propre initiative compléter et consulter la « Bible du CHAA ». 

a) La Bible du CHAA doit être mise à jour chaque année, dans la mesure du possible.

b) La Bible du CHAA doit être consultable au cercle en format papier et en ligne sous format  digital.