Règlement d’ordre intérieur du Cercle

Règlement d’ordre intérieur du Cercle d’Histoire de l’Art et d’Archéologie a.s.b.l. de l’Université Libre de Bruxelles

Le présent règlement est un complément aux statuts du Cercle d’Histoire de l’Art et d’Archéologie A.S.B.L. Il a pour but de définir les rôles et les obligations de chacun des membres du conseil d’administration et des membres effectifs élus par celui-ci.

Titre Ier : Généralités, modifications, approbation

Art.1. Tout membre s’engage à respecter le présent Règlement d’Ordre Intérieur.

Art. 2. Toute modification au présent Règlement d’Ordre Intérieur doit être soumise au Conseil d’Administration lors de l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Art. 3. Les membres effectifs et adhérents peuvent soumettre au Conseil d’Administration des demandes de modifications.

Art. 4. L’approbation de la modification du présent règlement se fait à la majorité des 2/3 des membres présents à l’assemblée générale.

Titre II : Du Conseil d’Administration

Art. 5. Composition du conseil
a) Président : assure la gestion quotidienne du cercle, planifie et dirige les réunions et assemblées et veille à la bonne organisation des activités et organise les sorties/weekend comité ainsi qu’au moins une activité team building par an. Il aide les délégués pour l’organisation des gros événements (Par exemple : bal, banquet, JANE, TD’s, voyage). Il se réserve le droit de l’attribution de l’organisation des TD’s à un ou des délégués. Il représente le cercle au niveau de l’ACE et pour tout autre événement (Rentrée académique, St- Verhaegen, réunions diverses avec les autorités, …) Il s’occupera également de la mise à jour de la liste ACE.
b) Vice-Président : assiste le président dans son rôle de gestionnaire du cercle et le représente en cas d’absence. Il aide à l’organisation des gros événements (bal, banquet, TD’s). Et co-organise la Semaine Culturelle avec le délégué Culture, si celui-ci le souhaite.
c) Trésorier : assure la gestion du compte du cercle et est chargé de la trésorerie des activités (en commun avec les délégués concernés). Il présentera à l’Assemblée Générale de mi-mandat et de fin de mandat un bilan financier.
d) Secrétaire : se charge de la rédaction et de la mise à disposition des membres des procès-verbaux des réunions et assemblées. Il se charge de la liste des membres et de la mailing-list. Il assure le lien entre le cercle et les membres. Il s’occupe de tout l’aspect administratif du cercle : déclaration au Moniteur Belge, fiche d’info et autres documents destiné à l’administration de l’ULB, déclaration d’impôts (en commun avec le trésorier), … . Il gère les archives du cercle.
e) Délégué Culture : organise des activités culturelles (visites d’expositions temporaires ou permanentes, sorties au théâtre et à l’opéra, conférences, …) et se charge de l’organisation de la Semaine Culturelle en collaboration avec le ou la vice-présidente.  Il organise au minimum une activité de ce type toutes les 3 semaines, en période de cours. Il représente le cercle lors des réunions Culture de l’ACE.

Titre III : Des membres effectifs élus

Art. 6. Il sera laissé à l’appréciation du Conseil d’Administration nouvellement élu le choix des tâches données aux membres effectifs élus et donc des obligations résultants de celles-ci. Cependant, certains postes, et donc les tâches et obligations en découlant, resteront immuables à chaque nouvelle élection du Conseil d’Administration. Ces postes immuables seront définis dans l’article 7 ci-dessous.

Art. 7. Les postes immuables.
a) Délégué Social-Librex : organise le parrainage social pour les étudiants de BA1. Il collabore avec l’ACE pour organiser différentes opérations à but social (CAP48, TD Coopération, …). Il organise les cantus du cercle. Il promeut les principes du Libre-Examen.
b) Délégué Voyage : organise le ou les voyages annuels et les sorties/week-ends entre délégués.
c) Délégué Bal et fête : se charge de l’organisation du bal, du banquet et des activités festives (pré-Td’s, après-midi à thème, …). Si le conseil d’administration le juge utile, ce poste pourra être divisé en deux postes : un délégué bal, chargé de l’organisation du bal, et un délégué fête, qui s’occupera du banquet et des activités festives.
d) Délégué Cours : s’occupe de l’organisation des commandes des cours. Il veille à compléter, corriger et mettre à jour le catalogue de cours mis en vente par le cercle.
e) Délégué CHAArue : rédacteur en chef et éditeur du journal du cercle, il s’occupe de la réception des articles, de leur correction, de la mise en page, … . Il fera en sorte de publier au minimum 4 ChAArues par an.

f) Délégué Ateliers artistiques : organise des ateliers artistiques à raison de 6 activités minimum par quadrimestre et veille au bon fonctionnement de ceux-ci. Il met en place une exposition présentant les œuvres réalisées lors des ateliers en fin de mandat.

g) Délégué Eco-responsable : Il fait valoir les intérêts du cercle lors des réunions éco-responsable de l’ACE et se charge des projets de ce poste tel que Modus Vivendi et Build the Cerk.

Art. 8. Pour les autres membres effectifs élus par le Conseil d’Administration et non repris ci-dessus, le Conseil d’Administration définira lui-même les tâches qu’il entend donner à ces membres. Ces tâches seront mentionnées dans un document écrit affiché au cercle.

Titre IV : De la gestion du cercle

Art. 9. Le Conseil d’Administration se réserve le droit de prendre des sanctions à l’encontre d’un délégué, membre du Conseil d’Administration ou membre effectif élu, qui ne remplirait pas les tâches qui lui sont attribuées par le présent règlement. La décision devra être votée à la majorité par le Conseil d’Administration.

Art. 10. Comme référé à l’article 10 de la loi sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations remplacé par la loi du 28 juin 1984 et modifié par la loi du 30 juin 2000:

Le conseil d’administration tient au siège de l’association un registre des membres. Ce registre reprend les noms, prénoms et domiciles des membres, ou lorsqu’il s’agit d’une personne morale, la dénomination sociale, la forme juridique et l’adresse du siège social. En outre, toutes les décisions d’admission, de démission ou d’exclusion des membres sont inscrites dans ce registre par les soins du conseil d’administration endéans les huit jours de la connaissance que le conseil a eue de la décision.

Tous les membres peuvent consulter au siège de l’association le registre des membres, ainsi que tous les procès-verbaux et décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration ou des personnes, occupant ou non une fonction de direction, qui sont investies d’un mandat au sein ou pour le compte de l’association, de même que tous les documents comptables de l’association. Le R.O.I. fixe les modalités d’exercice de ce droit de consultation.

Art. 11. Tout délégué s’engage à ce que le cercle soit propre et rangé à la fin de sa permanence. Tout manquement à cette règle entrainera des sanctions

Art. 12. Chaque délégué s’engage à effectuer une permanence d’au moins deux heures/semaine.

Titre V : Dispositions supplémentaires

Art. 13. Le présent règlement entre en vigueur dès son approbation par l’assemblée générale.

Art. 14. Il incombe au Conseil d’Administration de veiller à l’application du présent Règlement d’ordre Intérieur.