Chaque année, quatre membres sont désignés afin de veiller au bon déroulement des activités et à l’organisation des différentes réunions. Ils forment le bureau de l’Ordre et sont dénommés comme suit :
- Grand Commandeur: Veille au bon fonctionnement de l’Ordre, convoque et préside les réunions.
- Petit Commandeur: Gère directement les relations avec le CHAA, les autres cercles et Ordres.
- Secrétaire: Gère les discussions internes à l’Ordre en accord avec le Grand Commandeur
- Trésorier : Assure la gestion financière de l’Ordre.
Ensemble, les chevaliers de l’Ordre votent l’adhésion des futurs Chevaliers en fonctions de critères propres à l’organisation. Ces derniers se verront remettre une médaille honorifique (vleck dans le jargon) récompensant leurs efforts et leur investissement au sein du Cercle d’Histoire de l’Art et Archéologie.
Un contact régulier est instauré entre l’Ordre et le Cercle, c’est un moyen pour les anciens et les nouveaux délégués de se retrouver en organisant des événements tels que des cantus, soirées et autres festivités rapprochant les uns et les autres.